So drucken Sie E-Mails und Anhänge automatisch

Hinweis: Alle oben genannten Add-Ins kosten über 20 US-Dollar, die meisten bieten jedoch eine Testphase an.

Wenn Sie kein Geld ausgeben möchten, gibt es kostenlose Alternativen, um das Drucken Ihrer E-Mail-Anhänge zu automatisieren. Beachten Sie jedoch, dass Sie einige Zeit mit der Optimierung Ihres E-Mail-Clients verbringen müssen. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, lassen Sie uns Ihre Arbeit erleichtern. Wir haben drei schrittweise Methoden aufgenommen, mit denen Sie diese Funktionalität mit Ihrem E-Mail-Konto erreichen können.

Die eleganteste Lösung zum automatischen Drucken von E-Mails und E-Mail-Anhängen ist die Verwendung einer speziellen Software. Wenn Sie jedoch einen externen E-Mail-Manager konfigurieren, um diesen Prozess zu automatisieren, müssen Sie möglicherweise etwas Geld ausgeben. Folgen Methode 1 konfigurieren Automatischer E-Mail-Manager 6 um Ihre E-Mail und E-Mail-Anhänge auszudrucken. Sie bieten eine 30-tägige Testphase, sodass Sie sie kostenlos ausprobieren können, bevor Sie Geld ausgeben.

Die zweite Methode ( Methode 2 ) impliziert das Hinzufügen eines VBA-Skripts und einer Regel zu Outlook. Obwohl Sie dafür ziemlich technisch sein müssen, ist es der effizienteste Leitfaden von beiden. Wenn Sie Outlook nicht besonders mögen, können Sie einen anderen Weg gehen ( Methode 3 ) und verwenden Sie Thunderbird zusammen mit zwei Erweiterungen, um Ihre E-Mail automatisch zu drucken.

Wenn Sie bereit sind, folgen Sie einer der folgenden Methoden, um das Drucken Ihrer E-Mail-Anhänge zu automatisieren. Lass uns anfangen.

Methode 1: Verwenden von Automatic Email Manager 6 zum Drucken von E-Mail-Anhängen

Wenn Sie keinen dedizierten E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird verwenden, ist die Konfiguration eines externen E-Mail-Managers die zuverlässigste Lösung. Automatischer E-Mail-Manager 6 Hiermit können Sie eine beliebige E-Mail-Box verbinden, einschließlich POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, und die Liste wird fortgesetzt.

Mit der Software können Sie bestimmte Aktionen mithilfe eines intuitiven Regelsystems definieren. Sie können damit von bestimmten Absendern drucken oder nur die Anhänge aus den E-Mails drucken. Befolgen Sie die nachstehende Anleitung, um Automatic Email Manager 6 so zu installieren und zu konfigurieren, dass E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch gedruckt werden:

1. Laden Sie das Installationsprogramm von der offizielle Website . Wenn Sie es zuerst testen möchten, klicken Sie auf Demo herunterladen.
   
2. Öffnen Automatischer E-Mail-Manager Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um es auf Ihrem System zu installieren.
   
3. Starten Sie die Anwendung und geben Sie einen Namen ein, der als Referenz für Ihr Konto verwendet wird. Wählen Sie dann E-Mail mit dieser Adresse und fügen Sie Ihre E-Mail an der Stelle ein, an der Sie die E-Mails drucken möchten. Schließlich schlagen Nächster fortfahren.
   
4. Wählen Sie Ihren E-Mail-Typ aus der Liste. Wenn Ihr E-Mail-Anbieter nicht in der vordefinierten Liste enthalten ist, wählen Sie die Option vordefinierter Mail-Anbieter Option und suchen Sie nach Ihrer E-Mail-Konfiguration. Schlagen Nächster weiter vorgehen.
   
5. Überprüfen Sie im nächsten Fenster zunächst, ob die Serveradresse Ihrer E-Mail korrekt ist. Wenn dies der Fall ist, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort in die unten stehenden Felder ein. Klicken Sie dann auf Testverbindung um sicherzustellen, dass Ihre Konfiguration funktioniert. Schließlich schlagen Nächster .
   
6. Stellen Sie das Überprüfungsintervall Ihres Kontos entsprechend Ihren Anforderungen ein. Sie können es auch so konfigurieren, dass es nur während Ihrer Arbeitstage überprüft wird, indem Sie auf klicken Erweiterter Scheduler . Schlagen Nächster vorrücken.
   
7. Klicken Sie anschließend auf Aktion hinzufügen. Wählen Anhänge drucken oder E-Mail-Text drucken , je nachdem was du brauchst. Schlagen Nächster und wählen Sie den Drucker aus, den Sie verwenden möchten.
   
8. Sie haben dann die Möglichkeit, einen bestimmten Filter anzuwenden, indem Sie auswählen Nein . Wenn Sie möchten, dass der Vorgang jederzeit angewendet wird, wählen Sie Ja . Schließlich schlagen In Ordnung um die gerade erstellte Aktion zu bestätigen.
   
   Hinweis: Wenn die Software sowohl den Text der E-Mail als auch die Anhänge drucken soll, erstellen Sie eine zweite Aktion mit dem anderen Szenario. Zum Beispiel Wenn Ihre erste Aktion das Drucken von Anhängen betraf, erstellen Sie eine zweite, die den Text der E-Mail druckt.

Nachdem Sie getroffen haben in Ordnung , Automatischer E-Mail-Manager überprüft Ihren Posteingang und druckt alles aus, was den zuvor festgelegten Kriterien entspricht.

Methode 2: Verwenden von Outlook zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen

Outlook ist der beliebteste E-Mail-Client. Wenn sich Ihr Job also um Ihr E-Mail-Konto dreht, verwenden Sie ihn wahrscheinlich bereits. Outlook ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht das Drucken von Anhängen eingehender E-Mails.

Zu diesem Zweck erstellen wir ein VBA-Skript in Outlook und verwenden es dann mit einer Outlook-Regel. Hier ist eine vollständige Anleitung des gesamten Prozesses:

Hinweis: Es wurde bestätigt, dass die folgenden Schritte in Outlook 2016 funktionieren. Obwohl wir nicht mit älteren Versionen getestet haben, sollte das folgende Skript theoretisch mit allen Outlook-Versionen bis zurück zu Outlook 2010 funktionieren.

Erstellen eines VBA-Skripts + einer Regel zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen in Outlook

1. Öffnen Sie Outlook und greifen Sie auf zu Registerkarte Entwickler Klicken Sie in Ihrer Symbolleiste auf Visual Basic Taste.
   Hinweis: Wenn die Registerkarte 'Entwickler' nicht angezeigt wird, gehen Sie zu Datei und klicken Sie auf Optionen. Klicken Sie dort auf Band anpassen Tab und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Entwickler . Schlagen In Ordnung bestätigen. Jetzt die Registerkarte Entwickler sollte in der Multifunktionsleiste oben auf dem Bildschirm sichtbar sein.
   
2. Erweitern Sie das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen, sobald es aktiv ist Projekt 1 Baum (links). Doppelklicken Sie dann auf ThisOutlookSession .
   
3. Fügen Sie nun den folgenden Skriptcode in das Project1-Fenster (rechts) ein: Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
   Bei Fehler GoTo OError erkennt temporären Ordner
   OFS als FileSystemObject dimmen
   Dim sTempFolder As String
   Setzen Sie oFS = New FileSystemObject
   ‘Temporärer Ordner
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ’Erstellt einen speziellen Temp-Ordner
   cTmpFld = sTempFolder & ' OETMP' & Format (jetzt 'yyyymmddhhmmss')
   MkDir (cTmpFld) ’Speichert und druckt den Anhang
   Als Anhang dimmen
   Für jedes oAtt In Item.Attachments
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & '' & FileName’Speichern des Anhangs
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’Druckt den Anhang
   Setze objShell = CreateObject ('Shell.Application')
   Setze objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Setze objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx ('print') Weiter oAtt’Cleans up temporäre Dateien
   Wenn nicht oFS nichts ist, setzen Sie oFS = nichts
   Wenn nicht objFolder nichts ist, setzen Sie objFolder = Nothing
   Wenn nicht objFolderItem nichts ist, setzen Sie objFolderItem = Nothing
   Wenn nicht objShell nichts ist, setzen Sie objShell = NothingOError:
   Wenn Err 0 Dann
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clear
   End If
   Beenden Sie SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Setze objShell = CreateObject ('Shell.Application')
   Setze objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Setze objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx ('print')

   Weiter oAtt

   Wenn nicht oFS nichts ist, setzen Sie oFS = nichts
   Wenn nicht objFolder nichts ist, setzen Sie objFolder = Nothing
   Wenn nicht objFolderItem nichts ist, setzen Sie objFolderItem = Nothing
   Wenn nicht objShell nichts ist, setzen Sie objShell = Nothing

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   OError:
   Wenn Err 0 Dann
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clear
   End If
   Sub beenden

   End Sub

   

4. Sobald Sie den Code einfügen Projekt 1 , gehe zu Werkzeuge (im oberen Bereich des Bildschirms) und klicken Sie auf Verweise.
   
5. Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Microsoft Scripting Runtime. Klicken in Ordnung um Ihre Option zu speichern und die zu schließen Referenzfenster .
   
6. Jetzt drück die sparen Symbol in der oberen linken Ecke des Visual Basic Fenster. Jetzt können Sie sicher schließen Visual Basic .
   
7. Als nächstes gehen Sie zu Datei und klicken Sie auf Regeln und Warnungen .
   
8. Klicke auf Neue Regel, dann klicken Sie auf Wenden Sie die Regel auf Nachrichten an, die ich erhalte . Klicken Nächster fortfahren.
   
9. Jetzt müssen Sie entscheiden, welche Bedingung erfüllt sein muss. Wenn Sie möchten, dass alle Ihre Anhänge gedruckt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „ welches einen Anhang hat “. Schlagen Nächster fortfahren.
   Hinweis: Wenn Sie nicht alle Anhänge drucken möchten, können Sie hier eine andere Bedingung verwenden. Das Skript sollte auch mit bestimmten Absendern oder bestimmten Wörtern funktionieren.
10. Aktivieren Sie im nächsten Fenster das Kontrollkästchen in der Nähe Führen Sie ein Skript aus. Klicken Sie dann auf ein Skript , Markieren ThisOutlookSession und getroffen In Ordnung . Als nächstes drücken Fertig bestätigen.
    
11. In dem Regeln und Warnungen Stellen Sie im Fenster sicher, dass das Kontrollkästchen neben der soeben erstellten Regel aktiviert ist. Wenn es ist, schlagen Sie Anwenden.
    

Das ist es. Die E-Mail-Anhänge sollten automatisch aus dem Drucker kommen, sobald Sie sie erhalten.

Wichtig: Beachten Sie, dass dies nur funktioniert, wenn Outlook geöffnet und Ihr E-Mail-Konto auf diesem bestimmten Computer konfiguriert ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Drucker vollständig konfiguriert ist und über alle erforderlichen Treiber verfügt.

Methode 3: Verwenden von Thunderbird zum automatischen Drucken von E-Mails

Mozilla Thunderbird ist ein kostenloser Open Source E-Mail-Client. Die Community dahinter ist sehr aktiv, sodass Sie viele Erweiterungen finden können, die die bereits großartige Funktionalität erweitern.

Zurück zur eigentlichen Aufgabe: Die Konfiguration von Thunderbird zum automatischen Drucken von E-Mails ist nicht schwierig, erfordert jedoch einige Zeit. Wir werden zwei Erweiterungen verwenden: FitaQuilla und Druckwerkzeuge .

Hinweis: Beachten Sie, dass bei dieser Methode der Anhang nicht aus einer E-Mail gedruckt wird. Es werden nur der Titel und der Text der empfangenen E-Mail ausgedruckt. Wenn der Text der E-Mail JPEG- oder PNG-Dateien enthält, werden diese ebenfalls ausgedruckt.

Das Konfigurieren von Thunderbird zum automatischen Ausdrucken von E-Mails ist ziemlich einfach. Der einzige kleine Nachteil ist FitaQuilla - Die Erweiterung wurde nicht aktualisiert, um mit der neuesten Version von Thunderbird kompatibel zu sein. Sie müssen sie daher manuell installieren.

Wenn Sie Thunderbird verwenden, um Ihre E-Mail-Anhänge effizient auszudrucken, befolgen Sie die nachstehende Anleitung.

Verwenden von Thunderbird + FitaQuilla + Druckwerkzeugen zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen

PS: Diese Methode funktioniert möglicherweise oder nicht.

1. Laden Sie die neueste Version von Thunderbird von der herunter und installieren Sie sie offizielle Website .
2. Herunterladen FiltaQuilla und Druckeroptionen zu Ihrem System.
   
3. Öffnen Sie Thunderbird, tippen Sie auf das Menüsymbol in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf Add-Ons.
   
4. Tippen Sie auf Zahnrad-Symbol und klicken Sie auf Installieren Sie das Add-On aus der Datei.
   
5. Navigieren Sie zu dem Ort, an den Sie das Add-On heruntergeladen haben, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Öffnen .
   
6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 4 mit der anderen Erweiterung und starten Sie Thunderbird neu.
7. Sobald Thunderbird wieder geöffnet ist, gehen Sie zu Add-ons> Erweiterungen und klicken Sie auf Optionen Knopf von PrintingTools .
   
8. Wähle aus Globaler Druck Optionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Drucken ohne das Dialogfenster . Schlagen In Ordnung um Ihre Auswahl zu speichern.
   
9. Klicken Sie erneut auf die Menüschaltfläche und gehen Sie zu Nachrichtenfilter> Nachrichtenfilter.
   
10. Drücke den Neu Schaltfläche, um einen neuen Filter zu erstellen. Fügen Sie zunächst einen Namen für Ihren Filter ein. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben Neue Mail erhalten und filtern Sie es nach der Junk-Klassifizierung . Setzen Sie danach die Bedingung auf Anhangsstatus> Ist> Hat Anhänge . Stellen Sie abschließend die endgültige Aktion auf ein Drucken , dann schlagen In Ordnung speichern.
    
11. Kehren Sie nun zum zurück Nachrichtenfilter Fenster und stellen Sie sicher, dass der Filter aktiviert ist.
    

Das ist es. Ihr Thunderbird-E-Mail-Client ist jetzt so konfiguriert, dass E-Mails automatisch gedruckt werden. Stellen Sie sicher, dass er aktiviert ist und Ihre E-Mail in Thunderbird ordnungsgemäß konfiguriert ist.